Nuon en Facilicom: partnership op basis van vertrouwen

Facilicom en Nuon kennen elkaar goed. Al ruim vier jaar is Facilicom verantwoordelijk voor de operationele en tactische aansturing van de facilitaire diensten op de negen Nuon kantoorlocaties en (deels) op de Nuon productielocaties in Nederland. Hierbij vertolkt Facilicom de rol van Managing Agent die bestaat uit het leveren van facilitair coördinatoren, huismeesters een facilitair servicedesk en projectmanagement. Nuon Real Estate & Facility Services, kortweg Nuon RE&FS, vormt de regieorganisatie. RE&FS maakt regelmatig op projectbasis gebruik van de expertise van Facilicom. Zo ook voor het grootste project tot nu toe, de verhuizing van het Nuon hoofdkantoor per 25 november 2013. Projectmanager Sander van de Velde van Facilicom was verantwoordelijk voor de soft services in het nieuwe pand, zoals schoonmaak, catering en receptiediensten. In deze sleutelrol handelde hij gedurende een jaar, zowel intern als extern, namens de opdrachtgever. Samen met Bastiaan van Riet, Manager Nuon Facility Services, vertelt Sander hoe de samenwerking er tijdens dit project uitzag.
Op het terrein van het oude Nuon-hoofdkantoor aan de Spaklerweg in Amsterdam zal herontwikkeling
plaatsvinden door de gemeente Amsterdam, daarnaast voldeed de huisvesting niet meer aan de nieuwe eisen van de organisatie. Nuon huurde er meer vierkante meters dan nodig was voor de kernactiviteiten van het bedrijf en de uitstraling van de gebouwen liet te wensen over. Reden genoeg om te kiezen voor een ander gebouw in Amsterdam-Oost, pal naast het station Amsterdam Bijlmer Arena. Met de verhuizing ging Nuon van 32.000 m2 naar 26.000 m2 en van 1.200 naar 500 parkeerplekken. Een aanzienlijke besparing op het aantal vierkante meters per FTE werd mogelijk door de overstap naar Smart Working, een variant op Het Nieuwe Werken. Voor de 2.200 werknemers die naar de nieuwe locatie verhuisden werden in totaal 1.400 vaste werkplekken ingericht.

Van dagelijkse operatie tot project

Bastiaan van Riet is als Manager Facility Services van Nuon verantwoordelijk voor alle facilitaire diensten bij Nuon in heel Nederland. ‘Bij Nuon werken we met een facilitaire regie organisatie,’ legt hij uit. “Ons eigen team van elf medewerkers neemt de coördinatie en een deel van het projectmanagement op zich. We besteden alle operationele facilitaire diensten uit aan single service suppliers. De aansturing hiervan plus een deel van het facility management wordt sinds ruim vier jaar naar onze volle tevredenheid door Facilicom uitgevoerd. Ten tijde van de verhuizing werkten er over de Nuon-locaties zes coördinatoren, zeven huismeesters en een team van servicedeskmedewerkers van Facilicom. Daarnaast zijn er meerdere projectmanagers van Facilicom actief voor Nuon. Onze 4.800 medewerkers melden facilitaire vragen of problemen direct bij het facilitaire servicepunt van Facilicom in Schiedam. Van daaruit wordt een oplossing in gang gezet. Bij de verhuizing van het hoofdkantoor moesten we met zeer veel facilitaire vraagstukken en wensen rekening houden, zoals de impact van de overstap naar Smart Working, kostenreductie en de invoering van hospitalitydienstverlening. Daarom hebben we onder andere de facilitaire expertise van Facilicom voor dit project ingehuurd en is Sander medeverantwoordelijk gemaakt voor de soft services in de nieuwe locatie.’

Van a tot z

Het projectteam is opgebouwd uit een facilitair onderdeel en een bouw onderdeel, waarbinnen weer verschillende deelgebieden zijn vastgesteld. Sander is van a tot z betrokken bij de facilitaire inrichting, te beginnen bij de levering van de diensten tot de coördinatie van de verhuizing. ‘In het voortraject zijn zestien facilitaire expertisegebieden gedefinieerd,’ vertelt Sander. ‘Over negen van de zestien gebieden is Facilicom gevraagd Nuon te adviseren op basis van de input vanuit de business, het projectteam, ervaringen van de Facilicom collega’s, Nuon RE&FS en natuurlijk van mijzelf als de projectleider. Er is begonnen met het schrijven van de Programma’s van Eisen (PvE’s). Deze waren, samen met de eisen voor Smart Working, voor andere stakeholders weer een leidraad voor hún plannen, bijvoorbeeld het ontwerp van het inbouwpakket of het kantoordesign door de binnenhuisarchitect. Vervolgens heb ik diverse inkooptrajecten begeleid. In de laatste fase van de verhuizing en de implementatie heb ik ten slotte een coördinerende sleutel rol gespeeld.’

Even koffie doen?

Naast adviseur trad Sander op als bruggenbouwer. ‘Niet alleen had iedere afdeling eigen randvoorwaarden, je hebt ook te maken met 2.200 medewerkers die allen een mening hebben over de verhuizing en de nieuwe werkplek. Niet alle wensen en eisen passen binnen het nieuwe pand. Dan is het de kunst om tot een eindresultaat te komen dat het beste past binnen het geheel. Om dat te realiseren  moet je vaak de organisatie in om te praten. Bij projectmanagement kan je zeggen dat de vraag “Even koffie doen?” dezelfde betekenis heeft als “Even overleggen”. Die vraag heb ik dan ook heel vaak gesteld, al drink ik zelf geen koffie. Door voortdurend goed naar ieders wensen te luisteren, af te stemmen en overleg te plegen is dit project een succes geworden. Ook tussen de disciplines in het projectteam vonden stevige discussies plaats. Zo had vanuit schoonmaaktechnische overwegingen een gemêleerde vloerbedekking de voorkeur, maar is vanuit esthetische overwegingen uiteindelijk toch voor een effen vloer bedekking gekozen.

Inkooptrajecten begeleiden

Na goedkeuring van de PvE’s door alle stakeholders, ging de fase van inkoopbegeleiding van start. Bijna alle soft services zijn opnieuw aanbesteed, waaronder ook meerdere Europese aanbestedingen. Sander en de facility coördinatoren van Facilicom waren direct betrokken bij de inkooptrajecten voor maatwerk meubilair, koffie- en vending machines, catering, schoonmaak en groot keukenmaterialen. Sander: ‘Met de expertise van Facilicom konden we een goed advies geven over de prijs-kwaliteitverhouding van producten en over lage total costs of ownership. De wensen van Nuon op het gebied van Smart Working lopen als een rode draad door het hele project. Als 2.200 medewerkers met elkaar 1.400 flexwerkplekken moeten delen, moet je immers goed nadenken hoe je dit optimaal kunt faciliteren. Er is gezorgd voor uitwijkmogelijkheden zoals belcellen, vergaderruimtes die je kunt reserveren via boekingsschermen, en zitjes waar je de beschikking hebt over een flatscreen om een laptoppresentatie te geven of een video-conferentie te houden. Ook heeft iedere medewerker een eigen locker om spullen op te bergen. Verder is het pand 24 uur geopend en zijn ook in de avonduren alle faciliteiten beschikbaar, van de IT-voorzieningen tot een Snickers uit de automaat.’

Hectiek

Tijdens de implementatie stuurde Sander de projectleider Verhuizing aan en was hij, samen met een collega, eerste aanspreekpunt waar het ging om de requirements voor de werkplekken vanuit de business. Aan de hand van een voorbeeld verduidelijkt hij wat daar allemaal bij kwam kijken. ‘Misschien wel het allerbelangrijkste op een werkplek is de koffie. De koffieautomaat moet op de juiste plek staan en goed functioneren. Dat klinkt simpel, maar er gaat heel wat aan vooraf. In het nieuwe kantoor staan 43 koffieautomaten, deze zijn ingebouwd in pantry’s. Maanden van te voren zijn de specificaties voor het meubilair in de pantry’s en voor de koffieautomaten bepaald, waarbij de inkoopfasen niet synchroon konden lopen . Het meubilair moet eerst worden gemonteerd, zodat de automaten daar later precies ingepast kunnen worden. De aansluitingen voor water en elektra moeten op de centimeter kloppen en de automaten moeten tijdig gebruiksklaar zijn. Een goede planning tijdens de implementatie is heel belangrijk, want als alle leveringen tegelijkertijd aankomen heb je een probleem met de opslagruimte en het gebruik van de liften. Door uitloop van de bouw kwamen de verhuizing en implementatie van diensten extra onder druk te staan. Dit vroeg veel flexibiliteit en creativiteit van zowel de leveranciers als het projectteam. In deze hectiek werd geleidelijk aan zichtbaar waaraan we al die maanden samen hadden gewerkt. Voor mij is dat de favoriete fase van het project.’

Hospitality

Bastiaan had er het volste vertrouwen in dat het goed zou komen. ‘Ik kon de sleutelrol in de verhuizing en implementatie met een gerust hart aan Sander overlaten. Bij Nuon zien we hem als een volwaardige collega. Hij is het ’gezicht’ van Nuon RE&FS en in dit project handelde hij namens ons. Iedereen ziet hem als een Nuon’er en ik denk dat Sander in onze organisatie inmiddels meer mensen kent dan ik.’
Over de hospitality die de nieuwe locatie uitademt is Bastiaan erg te spreken. ‘Het nieuwe kantoor benadert de uitstraling van een “hotel” waar we onze bezoekers in stijl kunnen ontvangen. Naast het bedrijfsrestaurant is er op de zesde verdieping een skylounge, waar onze gasten wat chiquer kunnen lunchen. Beneden is er een barista bar voor een uitstekende kop koffie.’ Sander: ‘De hospitality komt zowel visueel tot uiting, in de luxe afwerking van het pand, als in de dienstverlening. Zo zit er geen beveiliger bij de receptie, maar een hostess, die de gasten koffie of thee aanbiedt in een kopje en niet in een plastic bekertje.’

Win-win situatie

‘Op facilitair gebied vullen Nuon RE&FS en Facilicom elkaar perfect aan, niet alleen in het projectmanagement maar ook in facilitaire operatie. We hebben een partnership die tot een win-win situatie leidt’, sluit Bastiaan af. Sander: ‘Bij Nuon krijg ik als externe partij veel vrijheid en verantwoordelijkheid. Dit project was een kans om nog meer de toegevoegde waarde van Facilicom te bewijzen. Door de sterke interne samenwerking met de overige leden van de Managing Agent is ons onderscheidend vermogen zichtbaar getoond. Voor mij is het belangrijk dat Nuon-medewerkers niet alleen comfortabel en efficiënt kunnen werken in de nieuwe locatie, maar zich er ook echt thuis voelen. Als dat zo is, heb ik mijn werk goed gedaan.’

Nuon in vogelvlucht

Nuon is in 1994 ontstaan uit een fusie van PGEM, PEB Friesland en Zuid-Gelderse Nutsbedrijven. Destijds was Nuon nog een overheidsinstelling, maar in 2008 splitste Nuon op in Alliander als netleverancier en Nuon als energie leverancier. Sinds 2009 is Nuon onderdeel van het Zweedse energiebedrijf Vattenfall. De kernactiviteiten van Nuon zijn productie, verhandeling en levering van elektriciteit, aardgas en warmte. Daarnaast biedt Nuon aanvullende diensten aan als energiebesparing (isolatie), beveiliging en energieadvies. Het Energiebedrijf heeft in Nederland negen kantoorlocaties en tien centrales. Er werken in totaal 4.800 medewerkers. Op de energiecentrales is Nuon Real Estate & Facility Services verantwoordelijk voor de kantooromgeving en niet voor de dienstverlening binnen de energiecentrales.

Gerelateerde artikelen

Door facilitaironline.nl te bezoeken accepteert u het gebruik van cookies. Lees meer over cookies.

Deze melding niet meer tonen