Uit de Knoop bijeenkomst

Hoe verloopt de cyclus van een DBFMO-contract in de praktijk? Hoe ga je binnen een consortium met elkaar om, en hoe liggen de verhoudingen tussen opdrachtgever en opdrachtnemer? Die vragen staan centraal tijdens ‘Uit de Knoop’, een DBFMO-game waarbij young professionals van Strukton, Ballast Nedam, Facilicom, de Belastingdienst en het Rijksvastgoedbedrijf in één middag inzicht kregen in de dagelijkse realiteit van zo’n PPS-constructie. Hun werkgevers zijn allemaal betrokken bij de totstandkoming van rijkskantoor De Knoop.

Buiten zorgt het winterweer voor Code Rood, maar het lukt toch driekwart van de beoogde deelnemers om (op tijd zelfs!) naar vergadercentrum De Brug in Utrecht te komen. Zo’n bijeenkomst is nuttig om te netwerken, motiveert een werknemer van Strukton (jongerenvereniging Scope) zijn aanwezigheid. ‘Ik ontmoet hier collega’s die op andere vestigingen zitten, maar ook mensen van andere bedrijven uit de sector. Wij zitten als Strukton in de uitvoering, het is interessant om eens te zien welke belangen er bij andere partijen mee spelen.’ Een ander, aanwezig namens Young Ballast Nedam: ‘Ik heb het idee dat iedereen wel met DBFMO aan de slag wil, maar dat de werkelijkheid soms weerbarstig is. Ik hoop hier vooral praktijkervaringen te horen.’

R Creators

Want ook al gaat het deze middag om een spel, dat is wel degelijk geënt op de praktijk. Uitgangspunt zijn de ervaringen die het consortium R Creators, het Rijksvastgoedbedrijf en de Belastingdienst inmiddels hebben opgedaan bij de bouw van rijkskantoor De Knoop, vlakbij Utrecht Centraal. Van alle partijen die bij realisatie en straks exploitatie van dat gebouw betrokken zijn, is een expert aanwezig op de bijeenkomst. Debbie van Noort, SPC Directeur De Knoop (Strukton), gunde alle aanwezigen een zeer openhartig inkijkje in de werkelijkheid achter zo’n geïntegreerd proces. Zij had ‘nog nooit zo’n soepele DBFMO mee gemaakt’, vertelt ze. De reden? ‘Goed samenwerken. Niet meteen het contract erbij pakken als er een probleem is, maar elkaar aanspreken en feedback geven.’ Erken dat de verschillende stakeholders verschillende belangen kunnen hebben, houdt zij de zaal voor. Spreek dat eerlijk uit: binnen het consortium, maar ook naar de gebruiker en opdrachtgever. ‘Elkaars positie begrijpen en respecteren is cruciaal bij DBFMO.’

Wisselende rol

De bijna 60 aanwezigen worden over 6 teams verdeeld om de verschillende fases van een DBFMO-contract na te spelen. Ieder in een fictieve en steeds wisselende rol binnen een vast team: als lid van het consortium, opdrachtgever of eindgebruiker. Steeds zijn er opdrachten. De initiatieffase moet resulteren in een Programma van Eisen. Hoe zorg je als gebruiker dat je het gewenste aantal balies bij de entree krijgt? Wat haal je als opdrachtgever aan argumenten uit de kast om het aantal gewenste parkeerplaatsen terug te dringen? Het leidt binnen de teams al snel tot wheelen en dealen. ‘Een soort koehandel’ omschrijft één van de deelnemers.

Beoordelingscommissie

Bij de aanbestedingsfase, waarin de teams óf een pitch voorbereiden, óf een beoordelingscommissie vormen, vliegen tactiek en jargon over tafel: ‘We moeten aan storytelling doen’ en: ‘de gebruiker centraal zetten, personaliseren, dat willen die commissies. Er moet meer beleving in.’ Qua tactiek: ‘Wie vouwt er even snel een maquette in elkaar? Dat doet het altijd goed.’

 Het mag dan een spel zijn, deze aanpak is niet alleen leuk en gezellig, het geeft ook goed inzicht in de verschillende belangen die in zo’n proces mee spelen, vinden de deelnemers. ‘Ik realiseer me nu beter wat er bij die andere fases allemaal komt kijken.’

Echt gebeurd

Bij de realisatiefase krijgen de teams met een casus uit de categorie ‘echt gebeurd’ te maken. Tijdens de bouw duikt er een onverwacht issue op, in de vorm van een beschermde vleermuiskolonie, die de bouw acuut stil leg. Wie is er verantwoordelijk, wie betaalt? Dat leidt in één van de teams al snel tot slinks opereren en elkaar beschuldigen. In het echte leven nam de verantwoordelijke juist de schuld op zich, en werd binnen het DBFMO-team eerlijk besproken hoe dit in hemelsnaam had kunnen gebeuren, zullen de experts later vertellen. ‘Je verantwoordelijkheid pakken is belangrijk. Dan is de andere partij ook eerder bereid om je te helpen.’ De zaal is duidelijk geboeid door de praktijkverhalen: ‘Heel waardevol dat jullie dit allemaal zo open met ons willen delen’, reageert een aanwezige.

Gebouw is gereedschap

Bij de terugkoppeling met de experts benadrukt Van Noort dat een gebouw uitsluitend ‘gereedschap’ is. ‘De realisatie duurt hooguit 2-4 jaar. Daarna moet er 25 jaar worden gewerkt in zo’n gebouw. Het gaat de gebruikers om de beleving, om de werkplek, de kwaliteit van de koffie en of de wc’s schoon blijven.’ Daarbij zijn huisregels van belang, is haar ervaring. ‘Want als een gebruiker het raam open laat staan, haalt het consortium misschien de afgesproken prestatie niet en krijgen we met kortingen te maken.’

IJs en Unoxworst

Ook dat aspect van de cyclus, de exploitatie, kan rekenen op veel belangstelling van de aanwezigen. Arjon Aalbers, managing consultant Facilicom: ‘Monitoren is de backbone van PPS.’ Maar wat als de prestatieafspraken niet worden gehaald? ‘We compenseren de gebruiker met beleving, in plaats van cash’, oppert één van de teams. ‘We rijden een ijscokar voor op de warmste dag, of geven een broodje Unox in de winter.’ Hilarisch, maar niet realistisch, oordelen de experts. Want of je het nu een korting noemt of een boete: het consortium voelt het in de portemonnee als de afgesproken prestaties niet wordt gehaald. Dat leidt tot een levendige zaaldiscussie: zorgt dat dan voor de beste dienstverlening? Hoe duurzaam is het om bijvoorbeeld beamers dubbel aan te schaffen zodat er altijd een reserve is bij falende apparatuur? Hoe realistisch is het om van een consortium te eisen dat zij 25 jaar vooruit kunnen kijken? Voer met alle betrokkenen het gesprek over wat goede dienstverlening is, adviseren de experts. ‘Voer de dialoog. Denk mee met de ander. Bouw aan de samenwerking: je hebt nog 25 of 30 jaar met elkaar te maken.’ Respecteer elkaars posities: ‘Als marktpartij is vooral belangrijk dát je er komt, dat kan op verschillende manieren.’ Hans Boer, Rijksvastgoedbedrijf: ‘Ik moet als overheid nooit buiten de gestelde kaders belanden. Daar kunnen marktpartijen mij bij helpen.’

Mee denken

In de hitte van het spel zitten de partijen in zo’n team elkaar vaak vliegen af te vangen, realiseert één van de deelnemers zich. ‘Dat neem ik wel mee van vandaag: dat je mee moet denken met de ander. Het was een eyeopener: dat er ook voor de andere partijen veel op het spel staat en fout kan gaan.’ Deze aanpak is een soort ‘DBFMO-cursus in de snelkookpan’, blijkt uit alle enthousiaste reacties. Een deelnemer, uit het team dat aan het eind van de dag als winnaar (prijs: een beker en een rondleiding door De Knoop) wordt aangewezen door de experts: ‘PPS, DBFMO: die afkortingen hoor je natuurlijk best vaak dus dat heb ik weleens gegoogeld. De definitie en de theorie ken ik wel. Maar deze middag was zó interactief. Ik heb inzicht gekregen, het is gaan leven voor me. Volgende keer als die termen langskomen, kan ik voor mijn gevoel mee praten. Ik snap nu wat er achter zit.’

 Waarna de borrel klaar staat en de meeste aanwezigen daar enthousiast op aanvallen. Buiten heerst nog steeds Code Rood, dus een snelle terugreis zit er sowieso niet in. Beter nog maar even goed netwerken.

- 15 december 2017 -

Gerelateerde artikelen

Door facilitaironline.nl te bezoeken accepteert u het gebruik van cookies. Lees meer over cookies.

Deze melding niet meer tonen