Rijkskantoor de Knoop gegunt aan R Creators

"Samenwerking staat in dit contract centraal"

In juli tekenden het Rijksvastgoedbedrijf en het consortium R Creators het DBFMO-contract voor de herontwikkeling van het rijkskantoor De Knoop in Utrecht. Het rijkskantoor moet dé ontmoetingsplek van Nederland worden. Al in het aanbestedingstraject stond samenwerking centraal.

Het project Rijkskantoor de Knoop behelst de combinatie van gedeeltelijke sloop, renovatie en uitbreiding op het terrein van de voormalige Knoopkazerne, waar een gecombineerd kantoor- en vergadercentrum van circa 30.000 vierkante meter bruto vloeroppervlak voor de Rijksoverheid gerealiseerd wordt. In het rijkskantoor komen ruim duizend werkplekken en een vergadercentrum met gastwerkplekken voor duizend bezoekers. 

Samenwerking

Het consortium R Creators, bestaande uit Strukton, Facilicom en Ballast Nedam, verzorgt het ontwerp, de bouw, het onderhoud en de exploitatie van het gebouw. Na de ingebruikname in 2018 start de exploitatiefase met een looptijd van twintig jaar. "Wat uniek was in deze tender", zegt Casper Meinders, projectmanager PPS en DBFMO van R Creators, "was dat de opdrachtgever echt op zoek was naar een samenwerkingspartner die de komende twintig jaar kan meebewegen met nu nog onbekende ontwikkelingen. Dat aspect hebben wij in het aanbestedingstraject met beide handen aangegrepen. Daarin hebben we laten zien hoe wij daar invulling aan geven, niet alleen in de exploitatiefase, maar ook daarvoor al. Ook hebben we laten zien waar wij geleerd hebben van andere DBFMO-contracten die wij in beheer hebben."

Ook het Rijksvastgoedbedrijf als opdrachtgever leerde van eerdere DBFMO-contracten. "Je bent geneigd om alle gebouwcriteria in zo'n project heel uitvoerig te beschrijven, maar niet de criteria waar de samenwerking aan moet voldoen", zegt Peter Eitjes, procesmanager bij het Rijksvastgoedbedrijf. "Samenwerking wordt als iets vanzelfsprekends beschouwd, terwijl je wel een heel lange relatie met elkaar aangaat. In dit contract hebben we juist extra aandacht besteed aan samenwerking door accent te leggen opduurzaam partnerschap en gastheerschap. In de selectiefase en ook in de gunningsfase hebben we daar een behoorlijk gewicht aan toegekend."

In de selectiefase werden daarvoor de sleutelpersonen bij de deelnemende partijen geïnterviewd. Zij kregen bepaalde situaties voorgelegd en konden laten zien hoe zij zich daarin gedragen. In de gunningsfase stelde de opdrachtgever criteria op voor duurzaam partnerschap en gastheerschap en vroeg ze daarvoor producten uit, zoals een kwaliteitsmanagementsysteem en een conflictmanagementsysteem.

De Knoop Academy

Het door R Creators ingerichte opleidingsinstituut De Knoop Academy is een voorbeeld van hoe zij invulling geeft aan een consistente samenwerking. "Wij gaan binnen De Knoop Academy medewerkers trainen in de kernwaarden van ons bedrijf", legt Meinders uit. "Niet alleen onze eigen medewerkers, maar ook de facilitaire medewerkers van de Belastingdienst. Wij zijn niet Strukton, Facilicom of Ballast Nedam, we zijn als R Creators een drie-eenheid. Voor die drie-eenheid hebben we een eigen visie, missie en kernwaarden gekozen. Aan de hand van die kernwaarden gaan we de medewerkers trainen, want zij zijn het die deze kernwaarden straks moeten uitdragen."

De ambitie is dat De Knoop vanaf 2018 dé ontmoetingsplek van Nederland wordt. Maar aan zo'n ontmoetingsplek worden bijvoorbeeld in 2026 heel andere eisen gesteld dan in 2018. Hoe kijk je zo ver vooruit? "Wij hebben daarvoor onze ervaring uit eerdere PPS'en ingebracht en de beleving centraal gesteld", zegt Meinders. "Het gebouw heeft verschillende domeinen. We hebben de wensen en behoeften van de gebruikers van al die domeinen in kaart gebracht. Daardoor wordt het echt een ontmoetingsplek die je per gebruiker kunt aanpassen. Het is daarmee een unieke samenwerking in een uniek gebouw. Ieder jaar zullen we de peilstok erin steken om te kijken waar we die beleving en het gastheerschap nog verder kunnen verbeteren. We kunnen zo in alle fasen meebewegen met veranderende behoeften van de gebruikers en inspelen op nieuwe ontwikkelingen vanuit de Opdrachtgever en de markt."

Gemakkelijk te lezen

Het Rijksvastgoedbedrijf koos in het aanbestedingstraject ten eerste voor R Creators omdat zij met een heel goed gebouw kwamen. "Het ontwerp voldeed prima aan wat wij wilden", licht Eitjes toe. "Ook de routing in het gebouw is heel transparant: vanuit de entreehal is het heel gemakkelijk te lezen. Dat is prettig omdat er naast de vaste gebruikers ook veel bezoekers zullen komen om te vergaderen of om te werken op een gastwerkplek. Ook de gebruiker die er misschien maar één keer komt moet het gebouw goed kunnen lezen. R Creators heeft dat goed vertaald. Ook de interviewgesprekken en de producten die zij voor duurzaam partnerschap en gastheerschap hebben ontwikkeld waren goed en vertrouwenwekkend."

Doorleefsessies

Op dit moment houdt R Creators zich bezig met het vervolmaken van het ontwerp en het beter leren kennen van de verschillende gebruikers. "We organiseren onder andere verschillende doorleefsessies waarin we het ontwerp doornemen met een vertegenwoordiging van de  gebruikers", zegt Meinders. "We gaan het ontwerp niet meer aanpassen, maar een deur kan bijvoorbeeld nog wel een meter naar links verplaatst worden of we kunnen in een balie een extra opening maken."

Ook de begrippen samenwerking, duurzaam partnerschap en gastheerschap en de conceptsystemen die door R Creators zijn opgesteld worden nu gezamenlijk verder ingevuld, vertelt Eitjes. "In de aanbesteding zijn die opgesteld door de ene partij, nu gaat ook de andere partij, wij als opdrachtgever samen met de gebruikers, daar verder invulling aan geven. Voor ons is dit bovendien een goed moment om terug te kijken naar wat onze ambitie aan het begin van het traject was en te zorgen dat die tussen ieders oren blijft zitten."

Commitment

Zo staat samenwerking in alle fases van het contract centraal, en zelfs al voordat de aanbesteding begon. Toen al is het Rijksvastgoedbedrijf gaan praten met de vele buren van De Knoop in het stationsgebied van Utrecht, zoals Rabobank, NS en het Beatrix Theater. "Het is belangrijk dat je elkaars belangen in het oog blijft houden", zegt Eitjes. "Door op tijd met elkaar te gaan praten kun je daar rekening mee houden. Tot slot is ook een continue bezetting van de mensen die aan dit project werken van belang. Er van begin tot eind bij betrokken zijn is de ambitie, in elk geval van mijzelf. Maar er zijn veel meer mensen die hieraan werken en die hetzelfde commitment hebben."

Gerelateerde artikelen

Door facilitaironline.nl te bezoeken accepteert u het gebruik van cookies. Lees meer over cookies.

Deze melding niet meer tonen