In twee weken tijd een nieuw facilitair bedrijf

Afgelopen zomer heeft het Ruwaard van Putten Ziekenhuis in Spijkenisse een doorstart gemaakt als Spijkenisse Medisch Centrum. Ook het facilitair bedrijf moest verder in een nieuwe constellatie. Continuïteit was prioriteit nummer één. Dienstverlening en medewerkers moesten over naar een nieuwe BV. Een fikse efficiencyslag was nodig. En het facilitair bedrijf moest in belangrijke mate gaan bijdragen aan het positief in de markt zetten van het nieuwe ziekenhuis. Er was precies twee weken om de doorstart te realiseren.

Falende zorg en forse schulden maakten de toestand van het om de verzelfstandiging uit te voeren, ook omdat het bedrijf enkele maan-Ruwaard van Puttenziekenhuis onhoudbaar. Het ziekenhuis vroegzelf het faillissement aan en dat werd op 24 juni jl. toegekend. De failliete boedel werd al snel overgenomen door het Maasstad Ziekenhuis, het Ikazia Ziekenhuis en het Van Weel-Bethesda Ziekenhuis, de drie samenwerkende ziekenhuizen uit de regio die al langer bezig waren met een reddingsactie. Door de overname kon het Ruwaard, zij het in sterk afgeslankte vorm, een doorstart maken onder de naam Spijkenisse Medisch Centrum. Al snel werd besloten dat het wijs was het facilitair bedrijf over te zetten naar een aparte BV. Na een korte consultatieronde onder facilitaire bedrijven kreeg Facilicom Facility Solutions de opdracht om de verzelfstandiging uit te voeren, ook omdat het bedrijf enkele maanden eerder al een facility scan had uitgevoerd in het ziekenhuis. Die voorsprong kwam goed van pas met zo'n strakke deadline.

'De nood was groot'

'De nood was groot,' vertelt Simon Vermeer, statutair directeur van de nieuwe BV die grotere ambities heeft en daarom Facilitair Bedrijf Regio Zuid is gedoopt. 'Er moest continuïteit zijn en er was een groot afbreukrisico. Wij hebben ons dus in eerste instantie gericht op het één op één verplaatsen van de facilitaire medewerkers naar de nieuwe BV onder een nieuwe CAO, onder management van Facilicom.' Ludwig Holzapfel, transitiemanager van Faciliom Facility Solutions (FFS): 'Er waren zorgen over het technisch onderhoud, de brandveiligheid en de hygiëne. Het ging dus ook om continuïteit in veiligheid.' Simon Vermeer: 'We hadden daarom niet alleen facilitair management nodig, maar ook kennis en kunde om het facilitair bedrijf beter te maken. Ook omdat we hier niet alleen willen dweilen. Het kan veel efficiënter en we hebben ambitie. We willen het niet alleen een béétje anders doen dan gisteren, we willen het facilitair bedrijf echt met een ander idee inrichten.' Voor de installatietechniek en het technisch onderhoud heeft Facilicom een beroep gedaan op Strukton Worksphere, partner in The Operators, een samenwerkingsverband dat zich eerder al heeft bewezen bij het beter en efficiënter maken van het faciltiair bedrijf van het Zeeuwse Admiraal de Ruyter Ziekenhuis (ADRZ).

Twee hectische weken

Op dinsdag 16 juli was er een bijeenkomst voor de medewerkers van het facilitair bedrijf. Die avond is het projectplan opgesteld. Daarna volgden twee hectische weken. Alle processen en diensten zijn doorgelicht. De kwaliteit is in kaart gebracht. De roostering is tegen het licht gehouden. Alle contracten met leveranciers zijn kritisch bekeken. De servicedesk is ondergebracht bij Facilicom.

MIEP VAN DER LAAN: ‘DAT IS HET VOORDEEL VAN FACILICOM. ER KONDEN ZO VEEL MENSEN WORDEN INGEZET DAT DE SLAGKRACHT VEEL GROTER WAS’

De nieuwe BV is opgericht. Een team van tien P&O'ers van Facilicom heeft met elke medewerker een gesprek gevoerd en nieuwe arbeidscontracten opgesteld. De complete salarisadministratie is overgeheveld naar Facilicom. Het projectteam en de stuurgroep hebben beslissingen genomen over de structuur van het nieuwe facilitair bedrijf, de formatie, de duur van de tijdelijke contracten en bijvoorbeeld de CAO. Demand manager Miep van der Laan: 'Door het faillissement waren alle medewerkers hun baan kwijt. Ze waren dus erg onzeker. Daarom hebben we ze ook meteen duidelijkheid willen bieden: binnen twee weken zou iedereen weten waar hij aan toe was. Dat is ook het voordeel van het inschakelen van Facilicom. Er konden zo veel mensen worden ingezet dat de slagkracht veel groter was en we onze afspraken ook keurig netjes konden nakomen.'

Meteen een nieuw contract

Ludwig Holzapfel: 'Op 1 augustus wist iedereen echt waar hij aan toe was: op die dag was er niet alleen duidelijkheid, maar lag er meteen een contract dat mensen konden tekenen. Dat hebben ze enorm gewaardeerd, daar hebben we veel vertrouwen mee gekweekt.' Facility manager Marieke Borkus van FFS: 'Het oude facilitair bedrijf had 97 medewerkers, wij hebben 86 van deze mensen een baan kunnen aanbieden in het nieuwe bedrijf, dus dat is aanzienlijk.' Ludwig Holzapfel: 'Het zijn mensen die hier vaak al heel lang werken en ook echt hart hebben voor het ziekenhuis en het facilitaire proces. Er is dan ook veel bereidwilligheid bij deze mensen om informatie te delen, mee te denken en ervoor te zorgen dat de continuïteit van het ziekenhuis is gewaarborgd. Dat komt ook doordat we met alle medewerkers individuele gesprekken hebben gehad. Dat heeft een proces van hoor en wederhoor op gang gebracht, waardoor mensen het gevoel hebben gekregen dat ze onderdeel zijn van het proces en hun zegje kunnen doen. Daar hebben wij als Facilicom veel profijt van.' Miep van der Laan: 'Dat was zeker in die eerste twee weken heel belangrijk, want ook toen moest het werk natuurlijk gewoon doorgaan.'

Carte blanche

Het nieuwe facilitair bedrijf is al meteen een stuk efficiënter. Simon Vermeer: 'Het was natuurlijk niet de bedoeling dat we het voor net zo veel geld zouden gaan doen, dan hadden we die hele BV net zo goed niet hoeven op te richten. Er was in het voorjaar al een reorganisatie geweest, daarmee waren al een aantal bezuinigingen gerealiseerd. We zijn gaan kijken naar diensten die door derden werden geleverd, ook daar konden wel wat zaken slimmer. Zo werd hier nog zelf gekookt. Dat was met de schaalgrootte van het nieuwe ziekenhuis niet de beste oplossing. Dus hebben we met vrij grote spoed een nieuw voedingsconcept geïntroduceerd.' Ludwig Holzapfel: 'In februari hadden we al op hoofdlijnen alle facilitaire processen in kaart gebracht. Daarmee hadden we een goed beeld van besparings- en verbetermogelijkheden. Die kennis kwam goed van pas. We zijn al meteen in die eerste twee weken begonnen om de efficiency te verbeteren.' Miep van der Laan: 'In zo'n faillissement kun je grotere stappen nemen. Als we hier vanuit de oude situatie hadden moeten vertrekken, was dat moeilijker geweest.' Simon Vermeer: 'Door het faillissement hadden we in feite carte blanche. Dan is er dus veel mogelijk, maar daar moet je natuurlijk geen misbruik van maken.'

Werken aan een beter imago

Het facilitair bedrijf is nu veel meer dan vroeger gericht op het bieden van gastvrijheid. Marieke Borkus: 'We hebben een guest journey gemaakt en gekeken hoe een bezoek verloopt en waar en in hoeverre mensen in aanraking komen met het facilitair bedrijf. Maar we hebben ook goed gekeken naar de doelgroep: niet alleen de patiënten overigens, maar ook de bezoekers en de verwanten, een tweede doelgroep waar je in onze ogen ook rekening mee moet houden.' Simon Vermeer: 'Het bestuur van het Spijkenisse Medisch Centrum wil een doorstart maken met een fris nieuw ziekenhuis. Daar heeft het facilitair bedrijf ook een rol in. Een heel grote rol zelfs. Het imago van een ziekenhuis wordt weliswaar in grote mate bepaald door de kwaliteit van de zorg, maar het zijn de facilitaire diensten die het meest opvallen.' Ludwig Holzapfel: 'We willen waarde toevoegen aan het primaire proces. Gastvrij worden ontvangen, een prettige bejegening, niet meer een paar uur, maar de hele dag een gastvrouw rond het bed, een warme maaltijd kiezen als de patiënt daar zin in heeft, hier ook kunnen eten na een dagbehandeling: daarmee dragen we bij aan de verbetering van het imago van het ziekenhuis. Het moet weer een aantrekkelijk ziekenhuis worden voor de omgeving. Een ziekenhuis dat goede zorg levert, maar ook met een dienstverlening die daar goed op aansluit.'

MARIEKE BORKUS: ‘WE HEBBEN GOED GEKEKEN NAAR DE DOELGROEP: NIET ALLEEN DE PATIËNTEN, MAAR OOK DE BEZOEKERS EN DE VERWANTEN’

Slimmer werken

De rust rond het ziekenhuis is inmiddels weergekeerd. Maar achter de schermen gebeurt nog van alles. In de eerste maanden na de doorstart is hard gewerkt aan het opstellen van een nieuw zorgprofiel. Het ziekenhuis gaat terug van circa 300 naar een kleine 100 bedden en gaat vooral laagcomplexe zorg leveren: patiënten met meer complexe problematieken kunnen terecht bij de andere ziekenhuizen in het regionale samenwerkingsverband. Het facilitair bedrijf beweegt mee en zoekt een optimale aansluiting bij dit nieuwe zorgconcept. De contracten van de 86 medewerkers liepen dan ook maar tot en met 31 december. Op 1 januari van dit jaar heeft het facilitair bedrijf zijn definitieve structuur gekregen, met minder mensen en met op sommige sleutelposities nieuwe medewerkers. Ludwig Holzapfel: 'Hele afdelingen zijn gesloten, andere afdelingen zijn veel compacter gemaakt. Dan heb je ook minder mensen nodig in de facilitairedienstverlening.' Ook de integratie van functies heeft veel opgeleverd.

LUDWIG HOLZAPFEL: ‘WE WILLEN WAARDE TOEVOEGEN AAN HET PRIMAIRE PROCES’

Marieke Borkus: 'In de nieuwe situatie gaan we slimmer werken door taken te combineren. Om een voorbeeld te noemen: een gastvrouw die in de oude situatie alleen zorgde voor de voeding, neemt in de nieuwe situatie ook een deel van de schoonmaak op zich. Dat scheelt onder andere in looptijden omdat die gastvrouw toch al op de afdeling aanwezig is. Daarmee hebben we flink kunnen besparen. Tegelijkertijd verbetert de dienstverlening, want in de oude situatie was de gastvrouw aanwezig van 08.00 tot 14.00 uur en dan tegen de avond nog even om de boterhammen te brengen. In de nieuwe situatie hebben we van 07.00 tot 21.30 uur continu iemand om het bed heen, terwijl daar minder fte voor nodig zijn.'

Besparing tot 30%

De totale besparing is groot. Simon Vermeer: 'We denken dat we ten opzichte van het oude facilitair bedrijf tussen de 30 en de 40 procent kunnen bezuinigen. Dat komt natuurlijk ook doordat hier een ander zorgprofiel komt en het aantal bedden fors wordt gereduceerd. Maar ik schat dat dat nieuwe zorgprofiel goed is voor niet meer dan een derde van de besparingen. Het overgrote deel van de kostenreductie komt doordat we, ik zeg het een beetje voorzichtig, afscheid nemen van de conservatieve concepten die hier bestonden. Ze hebben hier nooit externe partijen ingeschakeld, want dat kost geld. Maar wil je echt wat veranderen, dan moet je de stap durven zetten om de boel eens helemaal te laten doorlichten.' Halverwege dit jaar moet het facilitair bedrijf zijn vorm hebben gekregen, moet alles gastvrijheid uitstralen en moeten de besparingen zijn gerealiseerd. Dan ook loopt het contract met FFS af en gaat het Spijkenisse Medisch Centrum de diensten in de markt zetten. Simon Vermeer: 'We hebben er bewust voor gekozen om eerst de dienstverlening aan te passen, op te schonen en efficiënt te maken. Dan kunnen we het namelijk scherp in de markt zetten. We willen immers niet teveel betalen, we houden het geld liever hier binnen het ziekenhuis.'