Het ideale facilitair bedrijf voor een ziekenhuis

De hotelfunctie van een ziekenhuis wordt steeds belangrijker. De facilitaire dienstverlening maakt bovendien 10 procent uit van het totale ziekenhuisbudget. Alle reden om naar de kwaliteit én de kosten te kijken. Het Zeeuwse Admiraal De Ruyter Ziekenhuis (ADRZ) ging de markt op en bracht uiteindelijk alle hard fm, soft fm én de voedingsassistentes onder in een joint venture: Bestevaer. Strukton Worksphere en Facilicom brengen hun expertise in. Ze garanderen een kwaliteitsverbetering en een kostenbesparing van maar liefst 1,6 miljoen euro. De drie partners spreken nu al van het ideale facilitair bedrijf voor een ziekenhuis.

Het ADRZ heeft het niet makkelijk. Het ziekenhuis, met vestigingen in Goes en Vlissingen en ondersteunende locaties in Middelburg en Zierikzee, had lang last van een slecht imago en daardoor een teruglopende zorgproductie. Toen de instelling in 2011 ook nog eens te maken kreeg met forse kortingen van de overheid, dreigden zelfs rode cijfers. Reden voor het bestuur om in actie te komen.

BERT VOS: 'WIJ ZIJN EEN ZIEKENHUIS, WIJ PROBEREN ZO GOED MOGELIJK DE PATIËNTENZORG TE REGELEN'

Lid van de Raad van Bestuur Bert Vos: 'We moesten op relatief korte termijn forse besparingen realiseren. Dat was aanleiding om, onder meer, na te gaan denken over hoe we onze facilitaire diensten slimmer konden organiseren.' Volledige uitbesteding bleek geen optie. 'Dan krijg je te maken met een forse kostenverhoging van nu 21 procent door de BTW. Dat schiet natuurlijk niet op als je wil gaan besparen.' Dat is een hindernis waar de hele zorg mee kampt. Het ADRZ had echter nog twee belangrijke redenen om te zoeken naar een andere oplossing: het wilde grip houden op de facilitaire dienstverlening en bovendien de medewerkers die het betrof in de ziekenhuis-CAO houden.

Joint venture

Bert Vos: 'We hebben onze uitgangspunten duidelijk geformuleerd: we willen gebruik maken van de kennis van professionele partijen, tegelijkertijd baas in eigen huis blijven, een kostenreductie realiseren en ervoor zorgen dat de service en de kwaliteit van de dienstverlening erop vooruit gaat.' Een joint venture met marktpartijen bleek het antwoord op alle wensen van het ADRZ. Worksphere, voor de soft facilities bij Facilicom. Pas toen die selectie was gemaakt, werden de schotten in het aanbestedingstraject opgetrokken en kon er worden gepraat over samenwerking. Johan Winnubst, directeur van de business unit Exploitatie van Strukton Worksphere: 'Wij hadden al aangegeven dat we niet de schoonmaak, de voedselvoorziening en het linnen wilden gaan doen. Dat moet je zeker in een ziekenhuis aan specialistische bedrijven overlaten. Dus toen het ADRZ vroeg of we samen met Facilicom in die joint venture wilden participeren, was dat voor ons direct bespreekbaar.' Het ADRZ was de regisseur van de samenwerking. 'Die eer komt hen volledig toe. Zij hebben twee partijen samengebracht waarvan ze dachten dat ze goed bij elkaar zouden passen.'

Met eigen medewerkers

De ruim 350 medewerkers van de facilitaire dienst van het ziekenhuis zijn overgegaan naar de joint venture, die de naam Bestevaer heeft gekregen. Het ADRZ participeert voor 60 procent in de joint venture, Strukton Worksphere en Facilicom ieder voor 20 procent. Dat meerderheidsaandeel van het ADRZ is belangrijk. Geert van de Laar, concerndirecteur facilitaire bedrijven Nederland bij Facilicom: 'De medewerkers blijven in dezelfde CAO, hun arbeidsrechtelijke situatie verandert niet. Dat is belangrijk: vaak wordt daar de besparing in gezocht en dat zorgt voor veel onrust. Bovendien is het door een recent arrest niet meer zeker dat zo'n constructie nog wel is toegestaan.' Bert Vos: 'Kosten besparen en kwaliteit verbeteren kan alleen maar als je het beter en slimmer organiseert. Dat moet je niet proberen te zoeken in pure reductie van de loonkosten.' De verandering die het ADRZ met Bestevaer in gang heeft gezet, gaat heel ver. Bert Vos: 'De transitie heeft veel tijd en energie gekost. Dat is niet ook niet zo verwonderlijk, het gaat ook wel ergens om. We hebben er veel tijd in gestoken om mensen erbij te betrekken en goed uit te leggen hoe de voordelen worden bereikt. Uiteindelijk is iedereen met ons meegegaan. Ook de ondernemingsraad, die erg kritisch was, heeft een positief advies gegeven. Daar ben ik erg trots op.'

Verbeterpotentie

Op 1 april is Bestevaer officieel van start gegaan. De voorbereidingen zijn een jaar eerder al begonnen. Geert van de Laar: 'Strukton Worksphere en Facilicom hebben de kosten gebenchmarkt met andere ziekenhuizen waarin we actief zijn. Vervolgens zijn we gaan kijken hoe processen zijn ingericht, hoe er wordt geroosterd, wat mensen nu precies doen.

GEERT VAN DE LAAR: 'IN DE FUNCTIE VAN DE VOEDINGSASSISTENTES ZIJN NU ALLERLEI TAKEN GECOMBINEERD DIE RONDOM DE PATIËNT PLAATSVINDEN'

Op basis van die gegevens hebben we vastgesteld wat de verbeterpotentie is in kwaliteit, in organisatie, en in geld.' Samen kwamen beide participanten met een verbeterplan waarmee het ADRZ jaarlijks maar liefst 10 procent, ofwel 1,6 miljoen euro, bespaart. Geert van de Laar: 'Door werk weer in te besteden, het aantal uitzendkrachten terug te brengen en natuurlijk verloop niet aan te vullen, hebben we werkgelegenheid voor de medewerkers van het ADRZ in stand kunnen houden terwijl tegelijkertijd wel bezuinigingen zijn gerealiseerd.' Ook wordt er slimmer gewerkt. 'Tijdens de dialoog is het idee ontwikkeld om ook de voedingsassistentes onder te brengen in Bestevaer, medewerkers die voorheen onder de zorg vielen. In hun functie zijn nu allerlei taken gecombineerd die rondom de patiënt plaatsvinden, maar net geen zorg zijn. Daar hebben we met Gom ZorgSupport al meer ervaring mee opgedaan, iets dat veel aandacht heeft gekregen in de vakpers en zelfs in de landelijke pers.'

Sturen op resultaat

De bestaande facilitaire dienst had niet de expertise om dit soort veranderingen en vernieuwingen in de steigers te zetten en door te voeren. Bert Vos: 'Wij zijn een ziekenhuis, wij proberen zo goed mogelijk de patiëntenzorg te regelen. Goed beschouwd hebben we niet zo vreselijk veel verstand van allerlei ondersteunende diensten. Bedrijven als Strukton Worksphere en Facilicom hebben zich daarin gespecialiseerd en kunnen dat veel beter.' Johan Winnubst: 'De huidige facilitaire dienst van het ziekenhuis doet uitermate goed zijn best om de panden en de dienstverlening in stand te houden met de middelen die ze hebben. Het was een vraaggestuurde organisatie. Wij draaien het om, wij sturen op resultaat. Wij bepalen vooraf wat de kwaliteit van de accommodatie en dienstverlening moet zijn om de vastgoedwaarde, gebruikswaarde en belevingswaarde op peil te krijgen.' Dat kan veel opleveren. John Winnubst: 'Gezien de nieuwbouwplannen wordt de locatie in Vlissingen waarschijnlijk over vier jaar gesloten. Dat betekent dat we goed gaan kijken wat er nu nog echt aan onderhoud nodig is om de kwaliteit op peil te houden. Om de juiste afwegingen te maken, stellen we een risico-analyse op en op basis daarvan wordt het onderhoudsprogramma gemaakt.'

Cultuurverandering

De nieuwe manier van werken vraagt om een forse cultuurverandering. Geert van de Laar: 'Wij brengen het Gom ZorgSupport-concept in, maar het wordt door mensen van Bestevaer uitgevoerd. Om dat tot een succes te maken zetten wij de structuur op, maken de werkbeschrijvingen en verzorgen de trainingen.

JOHAN WINNUBST: 'WIJ BEPALEN VOORAF WAT DE KWALITEIT VAN DE ACCOMMODATIE EN DIENSTVERLENING MOET ZIJN'

Ook in het bedrijfsrestaurant, de commerciële catering en de winkeltjes werken we met ADRZ-mensen, maar wel binnen een concept dat door Prorest is opgezet.' Johan Winnubst: 'Op sleutelposities komen eigen mensen. Zowel Strukton Worksphere als Facilicom zetten bovendien een verandermanager in.' Geert van de Laar: 'Facilicom gebruikt daarbij hostmanship als kapstok om de gewenste cultuurverandering te realiseren en om ervoor te zorgen dat medewerkers meer hun verantwoordelijkheid nemen.' Overigens heeft er nog geen integratie plaatsgevonden van functies. Johan Winnubst: 'Die optimalisaties zijn er absoluut, maar daar is niet de eerste aandacht naar uitgegaan. Het is allereerst ons doel om de operational excellence van de ruim 350 medewerkers te verbeteren. Overlappen kom je dan zeker tegen.'

Kennis delen en co-creatie

Strukton Worksphere en Facilicom zijn ervan overtuigd dat dit model geschikt is voor veel meer ziekenhuizen en zetten de samenwerking dan ook voort onder de naam The Operators. Ze spreken zelfs van 'het ideale facilitair bedrijf voor een ziekenhuis'. Dat komt waarschijnlijk ook doordat het hele proces zo zorgvuldig is verlopen. Bert Vos: 'De hotelfunctie van een ziekenhuis bepaalt in belangrijke mate hoe onze klanten en bezoekers het ziekenhuis ervaren. Dus je denkt wel even na voor je dat onderbrengt in een apart bedrijf.' Geert van de Laar: 'De facilitaire activiteiten liggen erg dicht tegen het primaire proces aan. Ik begrijp dan ook wel dat het ADRZ heeft gekozen voor deze hybride vorm van samenwerking.' Johan Winnubst: 'Het is van groot belang om goed na te denken hoe je besluiten neemt. Dat vereist een goed samenspel, zeker als je bedenkt dat Facilicom en Strukton Worksphere risicodragende partners zijn: we gaan pas verdienen als we meer dan die 10 procent bezuinigen.' Hij vindt het een mooie uitdaging voor zijn bedrijf. 'We willen de markt en de maatschappij laten zien dat het mogelijk is om in co-creatie met het ziekenhuis de kosten van het secundair proces terug te dringen.' Geert van de Laar: 'De ervaring die we hier opdoen kunnen we straks ook bij bestaande klanten en prospects in praktijk brengen. Samenwerken past bovendien in de huidige tijd: door kennis te delen zijn we gekomen tot een ideale oplossing voor een sector waarin veel behoefte is aan vernieuwing, kwaliteit en efficiënter werken.'

Gerelateerde artikelen

Door facilitaironline.nl te bezoeken accepteert u het gebruik van cookies. Lees meer over cookies.

Deze melding niet meer tonen