Gastvrij schoonmaken bij Hogeschool Rotterdam

Door een slimme herschikking van taken en een kleine extra investering beschikt Hogeschool Rotterdam nu over tien facility hosts bovenop de circa honderdvijftig schoonmakers. De facility hosts zijn in dienst van Gom maar worden aangestuurd door de hoofden interne dienst en de eerste huismeesters van Hogeschool Rotterdam. Ze zijn zichtbaar aanwezig op de zeven grootste locaties, spreken studenten aan op ongewenst gedrag, ruimen de rommel op die studenten achterlaten, maken melding van verstoringen en verrichten schoonmaakwerkzaamheden.

Het begon voorjaar 2014 met een wild plan van Anneli van der Reijden, directeur Facilitaire Dienst van Hogeschool Rotterdam. Al eerder had ze zich de stakingen in de schoonmaakbranche aangetrokken en in het verlengde daarvan de Code Verantwoordelijk Marktgedrag ondertekend. Maar het was moeilijk om concrete invulling te geven aan alle mooie voornemens. Toen er voorjaar 2014 weer een staking uitbrak, vond ze het tijd om spijkers met koppen te slaan. Binnen twee weken zaten Hogeschool Rotterdam en Gom om de tafel om te werken aan een nieuw schoonmaakconcept. Zes maanden later waren taken herschikt, had Gom extra mensen aangenomen, was nieuwe bedrijfskleding besteld en waren alle betrokkenen zo enthousiast dat ze niet konden wachten om te beginnen. Reconstructie van hoe een wild plan kon uitgroeien tot een uniek concept: gastvrij schoonmaken.

Code Verantwoordelijk Marktgedrag

De Code Verantwoordelijk Marktgedrag is in het leven geroepen om het respect voor schoonmakers te vergroten, de werkdruk terug te dringen, scholing te bevorderen en doorstromingskansen te vergroten. Anneli van der Reijden: 'Ik vind dat iedereen die bij de Facilitaire Dienst werkt de mogelijkheid moet hebben om zich te scholen en om door te stromen.

Dan is het heel moeilijk verkoopbaar als we mensen die niet bij ons in dienst zijn maar wel elke dag in onze panden aanwezig zijn, anders zouden behandelen. Al bij de eerste staking zijn we ons gaan identificeren met datgene wat de schoonmakers naar voren brachten. Maar de manier waarop we dat moesten adresseren, was nog niet zo voor de hand liggend, we zijn immers niet de primaire werkgever. Toen er voorjaar 2014 weer stakingen kwamen, dacht ik: nu is het genoeg. En ik heb Gom benaderd om daar samen over te gaan praten.'

Opruimen en aanspreken

Anneli van der Reijden

Dat het 'gastvrij schoonmaken' moest worden, stond niet op voorhand vast. Anneli van der Reijden: 'Dat is een ontwikkeling geweest. Gastvrijheid is een van onze kernwaarden. Dan is het eigenlijk gek als je daarbij niet denkt aan de partners waarmee je dat kunt creëren.' Martin de Groot, manager Inkoop en Contractmanagement van Hogeschool Rotterdam: 'Er zit ook een andere kant aan het verhaal. Met de groei van het aantal studenten nam ook de vervuiling toe. De schoonmakers kwamen bijna niet meer toe aan de daadwerkelijke schoonmaakwerkzaamheden, ze waren bijna alleen nog maar bezig met het opruimen van de rommel die studenten achterlieten. We proberen studenten daar wel in op te voeden, maar dat blijkt een lastige taak.'

Iedereen die bij de Facilitaire Dienst werkt moet de mogelijkheid hebben om zich te scholen en om door te stromen

Anneli van der Reijden: 'We dachten: we kunnen daar nog heel veel tijd en moeite instoppen, of we gaan gewoon maar opruimen. Eigenlijk gaan we het nu allebei doen: opruimen en ze aanspreken op hun gedrag, maar dan wel op een gastvrije manier. En dat wordt gedaan door tien facility hosts, mensen die overdag aanwezig zijn en in het zicht opruimen en schoonmaakwerkzaamheden verrichten.'

In co-creatie ontwikkeld

Mieke Sprinkhuizen

Accountmanager Mieke Sprinkhuizen van Gom: 'Het is begonnen met een wild idee, en dat is heel spannend. Maar Gom is in de gelegenheid gesteld om dit in co-creatie met Hogeschool Rotterdam te ontwikkelen. Heel gaaf als dat kan, als beide partijen hun kennis mogen inbrengen en zich kwetsbaar durven opstellen. We zetten ook bij andere opdrachtgevers facility hosts in, maar niet zoals we dat hier doen. Hier zijn de facility hosts een verlengstuk van de facilitaire dienst en zitten ze heel dicht tegen het primaire proces aan.'

Het is begonnen met een wil idee, en dat is heel spannend

Rayonmanager Celine Zoet van Gom: 'De facility hosts zijn in dienst van Gom, maar worden aangestuurd door Hogeschool Rotterdam. Dat is een volledig nieuw concept. En dan gaan ze ook nog eens een nieuwe rol vervullen. Dat is nog uitproberen.' Anneli van der Reijden: 'Schoonmaakwerk is vaak onzichtbaar, het gebeurt vroeg in de ochtend als nog niemand er is. Een deel van dat werk mag ook best op de dag plaatsvinden, dan zien mensen wat de schoonmaker doet. Dat bevordert de beroepstrots van de schoonmaker én we hopen dat het een stimulerende werking heeft op anderen om hun rommel achter zich op te ruimen. Gaandeweg hebben we dat soort elementen gecombineerd tot het huidige concept.'

Kijken, denken, doen

Elkie Abas

Met het nieuwe concept is meteen een mooie doorstromingsmogelijkheid gecreëerd voor schoonmakers. Ze moesten dan wel aan het profiel voldoen dat Gom samen met Hogeschool Rotterdam heeft opgesteld. Beleidsmedewerker Elkie Abas: 'Alle medewerkers van de Facilitaire Dienst moeten daadkrachtig, professioneel en gastvrij zijn. Omdat de facility hosts als verlengstuk fungeren van de Facilitaire Dienst, moeten ook zij over deze competenties beschikken.' Martin de Groot: 'Waarbij het overigens een heel belangrijke component is dat ze de Nederlandse taal goed beheersen. Ze worden immers geacht om de studenten aan te spreken op hun gedrag.' Anneli van der Reijden: 'We zochten eigenlijk naar het type medewerker dat we al binnen de facilitaire dienst hebben: redelijk oplossingsgerichte mensen die open, daadkrachtig en proactief zijn.

Alle medewerkers van de Facilitaire Dienst moeten daadkrachtig, professioneel en gastvrij zijn.

We willen graag dat ze goed kunnen functioneren in een facilitair team. Dat heeft ook als voordeel dat ze later misschien nog verder kunnen doorstromen. Want als we in de toekomst een nieuwe huismeester zoeken, kijken we natuurlijk eerst onder deze mensen.' Celine Zoet: 'We hebben ook nadrukkelijk gezocht naar mensen die eigen initiatief tonen en flexibel zijn. De schoonmakers hebben een vastgesteld takenpakket, maar de facility hosts moeten nóg meer kijken, denken, doen. Doen wat op dat moment nodig is.'

Investeren en slim schuiven

Celine Zoet

Het nieuwe schoonmaakconcept vroeg om een extra investering. Anneli van der Reijden: 'We hebben moeten accepteren dat er rommel wordt gemaakt en dat die moet worden opgeruimd.' Maar er is toch vooral geschoven met werkzaamheden en budget. 'Er ging relatief veel tijd en geld zitten in regiewerkzaamheden en op de dag ingrijpen. We verwachten dat dit door de inzet van facility hosts aanzienlijk zal verminderen.' Op alle locaties is ook een werkdrukmeting uitgevoerd. Waar de werkdruk te hoog was, bijvoorbeeld op die locatie waar het aantal studenten nagenoeg was verdubbeld sinds het begin van het contract met Gom, is die naar beneden gebracht. In elk van de vier schoonmaakclusters van het contract wordt nu bovendien een schoonmaker 'boven de sterkte' ingezet. Deze vier schoonmakers verrichten de periodieke werkzaamheden, maar kunnen meteen invallen als er een schoonmaker ziek is. Martin de Groot: 'Een oplossing die eigenlijk te simpel is voor woorden. Als iemand zich om 6.00 uur ziek meldt, kon het lastig zijn voor Gom om onmiddellijk vervanging te regelen. Deze vier schoonmakers zijn al aanwezig en kunnen direct worden ingezet.'

Beleving creëren

Beide partijen 'gaan vol voor de samenwerking' zoals ze het formuleren. Het was reden voor Hogeschool Rotterdam om gebruik te maken van de mogelijkheid van verlenging van de verbintenis. Het contract met Gom, dat is ingegaan in 2010, loopt nu door tot 2018. Anneli van der Reijden: 'Ja, dat getuigt van lef, overigens ook een van onze kerncompetenties. Het is een ontwikkeltraject, en dat vergt een langdurige relatie.' Mieke Sprinkhuizen: 'Daarom is het ook belangrijk om vast te stellen wanneer dit nu succesvol is. We willen allebei dat dit op lange termijn een succes is, en we willen daarin ook ambitieus blijven. Dus we moeten juist in gesprek blijven met elkaar.' Natuurlijk worden kwaliteit, tevredenheid en beleving op tal van manieren gemonitord. Ook wordt gemeten of de werkdruk van de schoonmaakmedewerkers daadwerkelijk afneemt. Elkie Abas: 'We hopen natuurlijk dat het gedrag van studenten verandert. Doordat ze zien dat er wordt opgeruimd en doordat de omgeving schoner wordt, hopen we dat ze ook zelf minder zullen vervuilen. Dat effect willen we ook gaan meten.' Maar het eigenlijke effect moet nog veel verder gaan. Anneli van der Reijden: 'Als Facilitaire Dienst willen we beleving creëren. En met die beleving willen we bijdragen aan het merk Hogeschool Rotterdam. Ik denk dat we ons bewust moeten zijn dat we die bijdrage kunnen leveren aan die studenttevredenheid, en daarmee dus aan dit merk. Daarin kunnen de Facilitaire Dienst en Gom elkaar versterken.'

Samen opleidingen verder professionaliseren

Hogeschool Rotterdam en Facilicom werken sinds een jaar samen aan het verder professionaliseren van opleidingen Facility Management en Bouwkunde van het Instituut voor Gebouwde Omgeving van de hogeschool.

De samenwerking is geboren uit de wens van Hogeschool Rotterdam om studenten een rijke leeromgeving te bieden met structurele samenwerkingsrelaties met de praktijk. Motivatie voor Facilicom is de grote behoefte die het bedrijf heeft aan goed opgeleide professionals in de soft facilities en de hard facilities. De samenwerking is vastgelegd in een convenant dat op 14 februari 2014 is getekend en richt zich met name op kennisuitbreiding en profilering op het gebied van hospitality, BIM (Building Information Modelling), serviceconcepten, inkoop en verkoop, strategische huisvesting en dienstverleningsconcepten in de zorg. Zo kunnen studenten al tijdens de opleiding werken aan praktijkopdrachten die door Facilicom zijn geformuleerd, stage lopen bij Facilicom-bedrijven en mede onder begeleiding van Facilicom onderzoeksopdrachten en afstudeeropdrachten verrichten. Ook gaat Facilicom samen met de facilitaire dienst van Hogeschool Rotterdam een bijdrage leveren aan het honoursprogramma voor studenten die meer verdieping en verbreding uit hun studie willen halen.

Facilicom als praktijkleerschool

De 82 tweedejaars studenten Facility Management van Hogeschool Rotterdam hebben dit najaar voor Facilicom een programma van eisen opgesteld voor de inkoop van mobile devices. In deze praktijkopdracht zijn zij begeleid door Marja van Antwerpen en Yvonne Schmits van de afdeling Centrale Inkoop van Facilicom. Vertegenwoordigers van de vijftien projectgroepen van studenten hebben de eisen en wensen van alle afdelin- gen geïnventariseerd en, belangrijke les, ook genoteerd wat de afdelingen níet wilden of níet nodig hadden. Ook is er een juridische workshop georganiseerd voor alle studenten, waarbij ze werden bijgepraat over de valkuilen die zelfs een groot bedrijf als Facilicom tegenkomt. Het uitwerken van het definitieve Programma van Eisen is begeleid door de docenten. Iedereen is bijzonder enthousiast over de samenwerking. De inkopers van Facilicom hebben geleerd van de frisse blik waarmee de jongeren naar de inkoopvraag keken. De studenten vonden het geweldig om een kijkje te mogen nemen in de keuken van Facilicom, een bedrijf waar ze later misschien wel komen te werken of waar ze, als ze eenmaal facilitair manager zijn, facilitaire diensten kunnen inkopen. De samenwerking is goed bevallen en er wordt dan ook nagedacht over een voortzetting.

Renoveren en installeren bij Hogeschool Rotterdam

Breijer Projecten BV is sinds 2011 actief voor Hogeschool Rotterdam met diverse renovatieen installatieopdrachten. Najaar 2014 heeft Breijer het Oceaanhuis aan de Westzeedijk in Rotterdam opgeleverd. Bij de renovatie van dit rijksmonument is de tweede verdieping van het pand compleet heringericht en klaargemaakt voor onderwijsgerelateerde doeleinden. Op dit

moment is Breijer aan de slag met de vernieuwing van de de twee panden van de Willem de Kooning Academie aan de Blaak en de Wijnhaven. Ook is het bouwen installatiebedrijf bezig met de inschrijving voor het complete onderhoud van de panden van Hogeschool Rotterdam, een contract met een looptijd van tien jaar. Grootste en langstlopende opdracht tot nu toe is de totale renovatie van de locatie aan het Museumpark in Rotterdam. Voor dit monumentale pand, ooit het hoofdkantoor van Unilever, verricht Breijer alle bouwkundige, elektrotechnische en werktuigbouwkundige renovatiewerkzaamheden. In een naastgelegen pand vervangt Breijer bovendien de complete data-infrastructuur. De werkzaamheden zijn ingrijpend, maar het pand moet in gebruik blijven. De Hogeschool stelt dan ook hoge eisen aan het beperken van de overlast. Geluidsoverlast mag alleen optreden voor en na schooltijd, grote ingrepen moeten plaatsvinden in weekeinden en vakantieperiodes. Om daar nog beter aan tegemoet te komen heeft Breijer het werk in fases verdeeld over drie jaar. De werkzaamheden worden volgens de planning half 2015 afgerond.

 

Gerelateerde artikelen

Door facilitaironline.nl te bezoeken accepteert u het gebruik van cookies. Lees meer over cookies.

Deze melding niet meer tonen