Duurzame renovatie bij a.s.r.

Het hoofdkantoor van verzekeringsbedrijf a.s.r. ondergaat een ware metamorfose. De grijze kantoorkolos uit de jaren '70 verandert vleugel voor vleugel in een schitterend nieuw pand dat openheid en transparantie uitstraalt. a.s.r. verbouwt terwijl het werk gewoon doorgaat. Dat past bij de soberheid die de verzekeraar nastreeft. Toch wordt de dienstverlening tijdens de renovatie door medewerkers met een 8 gewaardeerd. En won het facilitair bedrijf juist nu de Facilitaire Benchmark Award voor de beste integrale prestatie. Een interview met directeur Business Support Fiona van 't Hullenaar.

De Nederlandse verzekeringsmaatschappij a.s.r. is met de merken a.s.r., Ditzo, De Amersfoortse, Europeesche Verzekeringen en Ardanta een van de grootste verzekeraars van Nederland. De verzekeraar heeft zichzelf de afgelopen jaren opnieuw uitgevonden. Het bedrijf wil de verzekeringsbranche anders en beter maken. Mensen helpen is het belangrijkste doel. Openheid, transparantie en soberheid zijn sleutelbegrippen daarbij. Fiona van 't Hullenaar: 'De crisis was voor ons reden om te kijken naar ons kostenniveau. We hadden vijftien locaties, dat was niet efficiënt. Bovendien zijn we een fusie-organisatie. We kunnen veel betere resultaten behalen als mensen elkaar goed kennen, één cultuur hebben en werken volgens dezelfde normen en waarden. Daarom is besloten alle activiteiten op één plek te centreren.'  

Duurzame renovatie

Fiona van 't Hullenaar

De keuze viel op Utrecht. 'De vraag was nog of we in het oude pand zouden blijven, of nieuw zouden gaan bouwen. We hebben gekozen voor renovatie van het bestaande hoofdkantoor omdat dat veel duurzamer is. Als je dit pand achterlaat, krijg je het niet snel verhuurd. Daar is het gewoon te groot voor: het is met zijn 84.000 m2 een van de grootste kantoorpanden van Nederland. Als het leeg blijft staan, is dat voor niemand goed: niet voor de markt, niet voor Utrecht, niet voor het pand. Mede omdat we duurzaamheid hoog in het vaandel hebben staan, wees de business case duidelijk naar renovatie. Maar duurzaamheid moet ook geld opleveren. Met nieuwbouw hadden we niet alleen leegstand veroorzaakt, het had ons bovendien veel meer geld gekost.' De besparing is mede zo groot doordat het pand bijzonder duurzaam in gebruik wordt. 'We hebben energielabel A en het BREEAM certificaat Excellent. Het energieverbruik in het vernieuwde pand is 50 procent lager, en ook de totale exploitatiekosten worden gehalveerd.'

Hele pand compleet gestript

De verbouwing duurt drie jaar. Elk jaar wordt een vleugel gerenoveerd. Dat gebeurt nogal grondig: het gebouw wordt eerst helemaal gestript tot op het betonnen casco. Ook wordt in elke vleugel uit het dak en uit alle verdiepingsvloeren beton met een betonschaar weggeknipt om zo een vide te creëren. Dan wordt het casco gedicht met een compleet nieuwe klimaatgevel. Het verschil tussen het oude gedeelte en het nieuwe gedeelte is enorm. De gevel van de oude vleugel die er nu nog staat, heeft betonnen borstweringen met kleine ramen. De gevel van de nieuwe vleugel is één en al raam. Ook binnen is de oude vleugel somber en gesloten, terwijl de nieuwe vleugel, nog geen dertig meter verder in hetzelfde pand, een explosie is van licht, kleur en ruimte. De entree is nu al indrukwekkend met zijn hoge hal met veel glas, lichte materialen en kunst. Maar het is nog maar glimp van wat de toekomst hier zal brengen: dan is deze semi-publieke ruimte vier keer zo groot en vinden medewerkers en bezoekers hier ook het vergadercentrum, de coffee corner, een bar en een restaurant dat ook 's avonds te boeken is. Deze semipublieke ruimte met gratis wifi moet uitgroeien tot een hotspot voor iedereen die in Rijnsweerd-Noord werkt of verblijft.

Ruimte creëren met Het Nieuwe Werken

In het oude pand waren al plekken voor Het Nieuwe Werken of het Nieuwe Generatie Werken zoals a.s.r. het ook wel noemt. Fiona van 't Hullenaar: 'Het Nieuwe Werken en de renovatie gaan hand in hand. We willen naast een andere cultuur ook lagere huisvestingskosten. Het Nieuwe Werken kan daar een middel in zijn. Maar toen we hadden besloten om dit pand te gaan renoveren, werd Het Nieuwe Werken ook noodzakelijk. Hadden we honderden medewerkers tijdelijk moeten verhuizen, dan was het heel kostbaar geworden. Dus moesten we ruimte creëren.

FIONA VAN 'T HULLENAAR: 'TOEN WE HADDEN BESLOTEN OM DIT PAND TE GAAN RENOVEREN, WERD HET NIEUWE WERKEN OOK NOODZAKELIJK. HADDEN WE HONDERDEN MEDEWERKERS TIJDELIJK MOETEN VERHUIZEN, DAN WAS HET HEEL KOSTBAAR GEWORDEN'

Dat hebben we gedaan door mensen de mogelijkheden en de middelen aan te reiken waarmee ze tijd- en plaatsonafhankelijk konden gaan werken. In het begin sputterden mensen daar soms nog wel over, maar nu wil meer dan 90 procent niet meer anders. We zijn daarmee naar 0,7 werkplek per fte gegaan, en zo is er ruimte gecreëerd om dit pand in gedeeltes te renoveren. Hierdoor kunnen we steeds een hele vleugel vrijspelen om te renoveren.' Als de renovatie is voltooid is er dus ruimte gewonnen: daar kunnen de medewerkers terecht die nu nog in Amersfoort werken. In totaal zijn er straks 2.800 werkplekken voor 4.000 medewerkers.

Voortdurend meebewegen

Facilicom is met een team van zo'n zestig medewerkers actief voor a.s.r. Het is een IFM-contract waarbij Gom verantwoordelijk is voor de schoonmaak, Trigion het pand beveiligt, Prorest het bedrijfsrestaurant en de coffee corner exploiteert, en Facilicom Facility Solutions de aansturing van al deze diensten doet. 'De verbouwing is ook een uitdaging voor de mensen van Facilicom. Ze hebben te maken met een gebied dat oud is, een gebied dat wordt verbouwd, en een gebied dat nieuw is. Daar moeten schoonmaak, catering en beveiliging ook voortdurend in meebewegen.' Gom werkt in het oude gedeelte nog op de traditionele manier, moet extra schoonmaken waar gebouwd wordt en bijvoorbeeld uitrukken bij een lekkage of als er bouwvuil in het pand is, en is bezig om in het nieuwe gedeelte de overstap te maken naar dagschoonmaak. Prorest zit nog steeds in het oude bedrijfsrestaurant, maar moet producten nu aanvoeren via een bouwlift en een lange corridor die speciaal voor de cateringmedewerkers is getimmerd en die dwars door het gedeelte loopt dat nu wordt verbouwd. De beveiligers van Trigion moeten zich elke dag weer aanpassen aan een veranderde situatie. Het helpt dat Facilicom ook volop betrokken is bij de renovatie. 'We hebben al aan het begin van het project expertgroepen ingesteld om met ons mee te denken. Daar hebben ook leveranciers zitting in genomen. Facilicom heeft bijvoorbeeld met zijn expertise in schoonmaak gekeken naar inrichting en materialen en is betrokken geweest bij de selectie van meubelen. Op advies van Trigion heeft de beveiligingsloge een andere plek gekregen in het ontwerp. De inbreng van iedereen in deze waardeketens was ook nodig: we wilden immers de exploitatiekosten halveren. Dat is dankzij al die expertise gelukt.'

Onderdeel van het succes

Natuurlijk geeft de renovatie hinder. 'Maar als er klachten komen, gaan we niet in discussie, dan leggen we het werk meteen stil en gaan we op zoek naar een oplossing.' Dat draagt er vast toe bij dat de dienstverlening rondom de renovatie in februari bij een (intern) klanttevredenheidsonderzoek door medewerkers met een 8 werd gewaardeerd en het facilitair bedrijf de eervolle tweede plaats behaalde van alle stafafdelingen. Afgelopen november won het facilitair bedrijf a.s.r. ook nog eens de Facilitaire Benchmark Award 2013 van AOS Studley en de NFC Index Coo de circa 130 mensen die ze zelf in dienst heeft, samen met de vele leveranciers. 'Dat gaat denk ik ook zo goed omdat we al zo lang met elkaar werken. Duurzaamheid is ook: strategische partnerships aangaan met je leveranciers, en niet elke keer switchen als er iemand voorbij komt die het iets goedkoper wil doen. De helft van de interactiemomenten die leiden tot de daadwerkelijke gedragsverandering die ik voor ogen heb in dit pand, komt van de mensen van Facilicom. Ze zijn onderdeel van het succes van a.s.r. Corporate Social Responsibility werkt alleen als de hele keten er beter van wordt. Dus moet je met elkaar win-winsituaties proberen te creëren. Dan is iedereen tevreden.' 

‘DE VERZEKERINGSBRANCHE KAN ANDERS EN BETER’

De geschiedenis van verzekeringsbedrijf a.s.r. gaat terug tot 1720. Die lijn met het verleden is belangrijk omdat het bedrijf terug wil naar de roots van het verzekeren. De missie en visie van het bedrijf lezen bijna als een manifest. Een citaat: 'Iedereen bij a.s.r. werkt dagelijks volgens het leidende principe dat de verzekeringsbranche beter gemaakt kan en moet worden. Anders dus. Met andere businessmodellen. Met een andere mentaliteit.' Het gaat bij a.s.r. om 'mensen helpen' en 'om het bieden van zekerheid in onzekere situaties'. Producten en dienstverlening moeten zich kenmerken door begrijpelijkheid en eenvoud. Klanten kunnen er bovendien van overtuigd zijn 'dat hun risicodekking in handen is van een verzekeraar die sober werkt en verspilling vermijdt' en een solide financiële positie heeft. De afgelopen jaren is hard gewerkt aan het realiseren van deze doelstellingen. Recent bleek a.s.r. in een vergelijking van De Eerlijke Verzekeringswijzer, een initiatief van Amnesty International, Dierenbescherming, FNV, Milieudefensie, Oxfam Novib en PAX, uitgegroeid te zijn tot de meest duurzame verzekeraar. Ook de financiële doelstellingen zijn gerealiseerd. De kosten van de bedrijfsvoering zijn in 2013 met 7 procent teruggebracht, het eigen vermogen van het bedrijf bedraagt inmiddels meer dan 3 miljard euro, de solvabiliteit is 268 procent. De verzekeraar, sinds het crisisjaar 2008 in handen van de Staat, is dan ook klaar voor privatisering, heeft minister Dijsselbloem in augustus 2013 aangekondigd. Het ministerie van Financiën houdt twee opties open: een beursgang of samengaan 'met een andere in de Nederlandse markt actieve verzekeraar'.

BESPAREN OP KOSTEN, ENERGIE EN EXPLOITATIE

Het vernieuwde hoofdkantoor van a.s.r. gebruikt nog maar de helft van de energie die er eerst nodig was. Gevels en daken zijn geïsoleerd met materialen met een hoge isolatiewaarde. Door toepassing van een dubbele klimaatgevel en driedubbel glas op de noordgevel is de gevelisolatie optimaal. Lamellen aan de binnenzijde kaatsen in de zomer de hitte terug die door de ramen komt, de warmte in de spouw wordt geventileerd. In de winter wordt de zonnewarmte juist gebruikt en houden klimaat gevel en ('s nachts) de lamellen de kou buiten. Om overbodig koelen te voorkomen is bij de keuze van verlichting en computerapparatuur gekozen voor producten die zo min mogelijk warmte produceren. Het vernieuwde kantoor wordt verwarmd met energiezuinige installaties die hun warmte aanvoeren via klimaatplafonds die ook worden gevoed vanuit de warmte-koudeopslag. Datzelfde systeem koelt ook het inpandige datacenter.

Ook bij de inrichting is goed gelet op duurzaamheid en kosten. Zo zijn veel kantoormeubelen niet vervangen, maar opgeknapt zodat ze weer jaren gebruikt kunnen worden. In het publieke gedeelte staan een paar designmeubelen met een duidelijke functie, in het werkgedeelte is gekozen voor goede en duurzame meubels die modulair te gebruiken zijn. Om een voorbeeld te noemen: een gewone werkplek is in slechts vier seconden om te toveren in een callcentre-plek. Fiona van 't Hullenaar: 'We hebben uiteindelijk het energieverbruik en de exploitatielasten weten te halveren en ook nog eens 55 procent weten te besparen op het inrichtingsbudget. Dat hebben we dus goed gedaan, zeker als mensen ook nog zeggen dat zo luxe lijkt en zo'n prachtige uitstraling heeft. Sober is in mijn ogen ook niet karig of lelijk, sober is zonder verspilling, en dat is waar we als a.s.r. voor staan.'

Lees meer

Facilicom wil in 2015 het meest klantgerichte facilitaire bedrijf van Nederland zijn. In het jaarverslag 2013 van Facilicom is zeven gerenommeerde klanten gevraagd wat zij verstaan onder klantgerichtheid en hoe ze vinden dat Facilicom hierin presteert. Ook Fiona van 't Hullenaar van a.s.r. kwam hier aan het woord Lees de referentie.

  Facilitair! publiceerde in januari 2013 een eerder artikel over (toen nog) ASR en de overstap van multiservices naar integrale dienstverlening. Lees het artikel 'ASR en de integratie van facilitaire diensten'

Gerelateerde artikelen

Door facilitaironline.nl te bezoeken accepteert u het gebruik van cookies. Lees meer over cookies.

Deze melding niet meer tonen