Output steeds vaker basis voor cateringcontract

Outputgericht cateren lijkt een trend. Opdrachtgevers leggen niet meer tot in detail vast wat de leverancier moet bieden, maar beperken zich tot de grote lijnen. Bij de exploitatie wordt vervolgens alleen getoetst of de cateraar heeft voldaan aan de brede en algemene outputspecificaties. De gasten van het restaurant hebben daarbij vaak een belangrijke rol. In het Belastingkantoor van Doetinchem wordt nu sinds een jaar outputgericht gecaterd. Dat werkt goed, al moeten opdrachtgever en leverancier af en toe wel aan de knoppen draaien.

Mei 2011 werd het Belastingkantoor in Doetinchem officieel geopend. Het is het eerste nieuwbouwpand dat de Rijksgebouwendienst heeft aanbesteed in een PPS-constructie. Bijzonder is dat het gehele project is gerealiseerd door een single party. Bouw, exploitatie, facility management, technisch onderhoud, schoonmaak, beveiliging, catering en nog veel meer hard facilities en soft facilities worden vrijwel in hun geheel geleverd door Facilicom. Alleen de architect is ingehuurd. Bij een PPS-constructie blijft de overheid op afstand. Alleen de gewenste output wordt vastgelegd. Het is aan de leverancier(s) om in te vullen hoe zij die gewenst output willen realiseren. Bouw en complete exploitatie zijn samengebracht in één aanneemsom. Bij het Belastingkantoor in Doetinchem heeft het PPS-contract een looptijd van vijftien jaar. De Facilicom-bedrijven moeten hier dus vijftien jaar lang continu de output leveren die de Rijksgebouwendienst en de Belastingdienst wensen.

De outputspecificaties voor het Doetinchemse Belastingkantoor zijn vastgelegd in 350 pagina’s. Dat is natuurlijk niet zo gek als ook het ontwerp en de bouw van het pand daarin zijn opgenomen. Ook de facilitaire dienstverlening is in dit document beschreven. Zo moest het bedrijfsrestaurant 100 procent biologisch worden. Dat bleek niet mogelijk, want niet alles is biologisch verkrijgbaar. Prorest wist 93 procent van het gehele assortiment biologisch te maken. Het basisassortiment moest bovendien tegen kostprijs worden aangeboden. Om tot een sluitende exploitatie te komen, heeft een cateraar echter een zekere marge nodig en die wordt nu juist voor een groot deel behaald met het basisassortiment. Daarom is afgesproken dat de Belastingdienst een extra vergoeding betaalt. De exploitatie kwam in het gedrang doordat het pand minder bewoners heeft dan eerst begroot: geen 350 maar 300. In overleg is daarom besloten dat Prorest meer commerciële vrijheid heeft om het assortiment samen te stellen. Overigens ziet het ernaar uit dat het pand binnen afzienbare termijn wel 350 bewoners krijgt. Daarmee is overigens niet gezegd dat het restaurantbezoek navenant zal toenemen, ook al omdat de Belastingdienst in dit pand Het Nieuwe Werken stimuleert.
Uniek aan een PPS-contract is dat bouw en exploitatie geen gescheiden werelden zijn, maar vanaf het ontwerp van het pand samen optrekken. Zeker met een single party kan dat erg goed uitpakken. Ook Prorest zat dus aan tafel bij het bedenken van oplossingen in het ontwerp en de bouw. Zo zag de bedrijfscateraar dat er relatief weinig ruimte was voor het restaurant. Daarom is besloten de koelcellen onder te brengen op de verdieping direct onder het restaurant. De extra ruimte die zo ontstond in het bedrijfsrestaurant is onder meer gebruikt om een coffee corner te creëren. Daarmee weet Prorest extra omzet te behalen. Dat kan nog oplopen aangezien de Rijksoverheid probeert alle ambtenaren aan te zetten tot thuiswerken en werken op locatie. Met de Rijkspas kunnen ze straks terecht in alle panden van het Rijk. Het cateringconcept in Doetinchem is daar nu al op ingericht. De coffee corner is open van 08.00 tot 17.00 uur. Alle tafels zijn voorzien van stopcontacten en ethernetaansluitingen op het computernetwerk. De coffee corner is daarmee ideaal als alternatieve werklocatie, voor overleg of voor informeel vergaderen. Prorest voldoet daarmee aan een belangrijke eis uit de outputspecificaties en weet zo bovendien de exploitatie te verbeteren.
Er moet in Doetinchem dus wel af en toe aan wat knoppen worden gedraaid om de exploitatie voor opdrachtgever en leverancier kloppend te maken. Het exploitatiebudget staat echter voor vijftien jaar vast, het tarief wordt elk jaar geïndexeerd volgens de inflatiecijfers van het CBS. In die cijfers komt echter niet altijd in volle omvang de prijsstijging van sommige grondstoffen, zoals nu bijvoorbeeld de koffieprijs, tot uitdrukking. Dat betekent dat Prorest die prijsstijging op een andere manier moet zien te compenseren. Tegelijkertijd moet de cateraar continu voldoen aan de outputspecificaties. Het is grotendeels de verantwoordelijkheid van de leveranciers om te garanderen dat aan alle prestatie-eisen wordt voldaan. Dat geldt ook voor Prorest. Het zijn de gasten van het restaurant die het rapportcijfer bepalen van de cateraar. Ontvangt de Belastingdienst te veel meldingen (storingen of klachten), dan krijgt Prorest een korting opgelegd. En dat is natuurlijk niet wenselijk in een sector waar de marges klein zijn. Prorest doet er dan ook alles aan om meldingen, en dus kortingen, te voorkomen. Meer nog, het bedrijf zet alles op alles om ervoor te zorgen dat gasten tevreden zijn. Zo is aan de hand van een enquête onder medewerkers het assortiment aangepast. Dat heeft geresulteerd in minder derving, meer bezoekers, hogere omzetten per bezoeker en dus ook een grotere tevredenheid. Dat is prettig voor Prorest, maar ook de Belastingdienst weet dat te waarderen, zo blijkt uit evaluatiegesprekken.

Gerelateerde artikelen

Door facilitaironline.nl te bezoeken accepteert u het gebruik van cookies. Lees meer over cookies.

Deze melding niet meer tonen