Blog | Kan de leiding met een gerust hart op vakantie?

Leidinggevenden die op vakantie gaan, dragen hun verantwoordelijkheden vaak over aan een of meerdere collega’s. Die situatie lijkt niet zorgwekkend, maar er liggen wel degelijk wat gevaren op de loer. Met de risico’s van het overdragen van taken in de vakantieperiode houden bedrijven echter weinig rekening. Tijd voor enige bewustwording.

Welke risico’s zijn er in vakantietijd?

  • Tijdelijke verantwoordelijken zijn kwetsbaar. Kwaadwillenden (van buitenaf) slaan eerder toe als ze door hebben dat een stand-in belangrijke taken op zich neemt.
  • Er worden te weinig afspraken gemaakt. Die sleutel van de kluis wordt gewoon afgegeven, bijvoorbeeld.
  • Er wordt achteraf maar zelden gecontroleerd (aan de hand van logbestanden) hoe de ICT- en alarmsystemen zijn gebruikt.
  • Collega’s die een bepaalde taak tijdelijk overnemen, zijn meestal niet (met het oog op die specifieke verantwoordelijkheden) gescreend. Het is dus niet zeker dat deze collega’s echt geschikt zijn voor het uitvoeren van de taak.

Hoe kun je alles veilig achterlaten?

Leidinggevenden kunnen zelf veel doen om hun werkplek zo veilig mogelijk achter te laten. Enkele tips:
  • Maak voor aanvang van de vakantie een checklist. Hiermee kunt u controleren of aan alle veiligheidsprocedures is voldaan.
  • Controleer bij terugkomst de beschikbare logbestanden. Deze geven vaak al snel een idee van een onregelmatigheid, áls die heeft plaatsgevonden.
  • Vergeet niet om de situatie na de vakantie te herstellen. (Alarm)codes, sleutels en andere bevoegdheden (van gebruikersaccounts), bijvoorbeeld, mogen niet achterblijven bij de persoon die de taken van de leidinggevende tijdelijk op zich nam.
  • Weet aan wie u de bevoegdheden en verantwoordelijkheden overdraagt. Een voorbeeld: tijdelijke vakantiekrachten zijn meestal niet geschikt als vervanger van een leidinggevende. (Dat klinkt heel logisch, maar in de praktijk gebeurt het vaak anders.) Een screening helpt om een goed beeld te krijgen van (de integriteit en geschiedenis) van een medewerker.

Zijn de beveiligingsprocedures vakantie-proof?

Bekijk of de veiligheidsprocedures binnen de organisatie vakantie-proof zijn. Tijdelijke gebruikersaccounts hebben misschien niet alle bevoegdheden nodig die de vakantieganger ook heeft, bijvoorbeeld. En hoe zit het met afspraken rondom het uitwisselen van wachtwoorden en sleutels? Weet de vervanger wat de normale situatie is en hoe hij onregelmatigheden kan herkennen? Scherp de procedures waar nodig aan. Het liefst voordat de vakantietijd écht begint.

Richard Franken (commercieel directeur bij Trigion Beveiliging en directeur bij Hoffmann Bedrijfsrecherche)

Gerelateerde artikelen

Door facilitaironline.nl te bezoeken accepteert u het gebruik van cookies. Lees meer over cookies.

Deze melding niet meer tonen